Tuan Jago Arsip

Suatu pagi saya kedatangan tamu. Seorang wanita. Lupa-lupa ingat namanya, tapi wajahnya masih terekam sempurna. Setelah ia menyebut namanya, barulah segar ingatan saya kembali. Ya, ibu tersebut istri seorang diplomat. Suaminya dan di negara mana bertugasnya, juga saya ingat lagi. Maklum, waktu sudah berlalu 9 tahun lebih sejak pertemuan terakhir ketika ia selaku pembeli membuat Akta Jual Beli di kantor kami. Setelah itu, sang diplomat dan istrinya bertugas menempati pos-pos KBRI di negara sahabat.

“Apa kabar, Buk? Awet muda dan tambah oke saja nih. Lagi pulang ke tanah air ya?” sapa saya, hangat, mencairkan suasana. Dugaan saya, ia mau transaksi lagi. Sebab, orang-orang Indonesia yang bertugas di luar negeri, baik di sektor swasta maupun pemerintah, bila pulang ke tanahair biasanya sering “belanja” properti. Maklum, bila pendapatan di luarnegeri dibayar dengan dollar, begitu pulang ke Indonesia, karena nilai tukar rupiah semakin melemah, harga barang-barang juga terasa jauh jadi lebih murah.

Tadinya, saya menduga begitu: ia mau beli properti lagi. Eh, ternyata tidak. Dugaan saya meleset total. Ia justru mau menanyakan apakah IMB rumah yang ia beli 9 tahun lalu ada di kantor kami. “Mungkin terselip atau ketinggalan di sini,” ujarnya. Aha, ada-ada saja, sudah 9 tahun baru tanya IMB sekarang. Padahal, hati sudah girang, sang diplomat bakal buat AJB lagi. Tapi tidak apa-apa, tentu. Saya minta staf mengecek tanda terima dokumen masuk dan keluar. Ternyata, berdasarkan tanda terima itu, dari awalnya yang bersangkutan memang tidak pernah menyerahkan IMB ke kami. Setelah itu barulah istri diplomat tersebut ingat bahwa pemilik sebelumnya memang tidak menyerahkan IMB kala itu. Nah, kenapa mencarinya ke kantor Notaris?

Begitulah. Jika ada orang yang tidak menemukan dokumennya dan pernah berhubungan dengan kita, seketika ia menyangka dokumen itu ada di Notaris. Bukan sekali dua kali kami mengalami hal itu. Ada yang mengaku sertipikatnya ada di Notaris, ketika diminta tanda terimanya, yang bersangkutan tidak bisa menunjukkannya. Tentu saja hal-hal seperti itu tidak bisa kita layani. Buang-buang tenaga dan waktu.

Sering juga bank meminta dokumen jaminan yang pernah diikat melalui kami, padahal semua dokumen sudah diserahkan ke bank itu. Dalam hal ini kadangkala kita tak bisa menyembunyikan kekesalan. Mengapa? Administrasi dokumen dan kearsipan bank itu amburadul. Begitu ada dokumen yang tidak ditemukan, sorotan mereka langsung mengarah ke Notaris. Hal ini terjadi di beberapa bank besar dan terkenal.

Bagaimana tidak kesal. Mereka mengklaim dokumen yang sudah bertahun-tahun lalu itu ke kita. Padahal, kita sudah serahkan. Jelas kita menghabiskan banyak waktu melacak tanda terima dokumen yang lama-lama itu. Begitu ditemukan dan ditunjukkan tanda terima bahwa semua sudah diserahkan, barulah mereka bengong dan mengangguk-angguk. Ketahuanlah, admistrasi legal bank yang besar dan terkenal sekalipun, juga tidak tertib bahkan kacau balau. Beberapa kali kita membaca surat pembaca di media, sertipikat yang jadi jaminan tidak bisa diperoleh oleh nasabahnya, padahal kreditnya sudah lunas. Usut punya usut, ternyata hilang di tangan bank.

Karena itu, bagi para Notaris, tanda terima penyerahan dokumen, adalah “senjata” bela diri. Mengarsip dan mengelola dokumen tanda terima, tidak bisa ditawar-tawar, harus rapi dan tertib. Jika ada yang minta dokumen seperti tadi, dan Kantor Notaris tak punya bukti tanda terima, bahasa gaulnya: capek deh!

Sebab, masyarakat (termasuk bank-bank), gampang sekali mengarahkan telunjuknya ke Notaris, bila dokumennya tidak ditemukan. Ada dua sisi penyebabnya. Pertama, mungkin memang ada Notaris yang gampang dan mau diseret-seret dengan pertimbangan pelayanan atau tidak mau kehilangan pelanggan. Biasanya tipe kantor Notaris yang seperti ini memang tidak rapi sistem kearsipannya. Kedua, dalam pandangan banyak orang, Notaris pasti sangat piawai dan jago dalam mengelola dokumen. Sehingga, jika suatu dokumen tak ditemukan di rumah atau di arsip kantor, langsung disangka ada di kantor Notaris. Maklum, Notaris adalah Tuan (dan Nyonya) Jago Arsip.

Komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.