Hati-Hati Main Email

Berkomunikasi via internet, sungguh membantu banyak urusan. Surat dan dokumen dengan mudah dikirim melalui surat elektronik (surel) atau e-mail. Kiriman diterima pada detik itu juga. Pengiriman tidak hanya lewat komputer, tapi mudah sekali via laptop bahkan dari telepon genggam. Era mesin faks yang tahun 1980-1990-an merupakan barang canggih, saat ini tampak bak sudah kuno. Saking mudahnya zaman internetan kini, sedikit-sedikit orang minta dikirimkan data yang diperlukan pakai surel. “Email aja ya,” demikian kata yang paling sering kita dengar.

Hal yang sama juga terjadi dalam pelayanan dunia kenotariatan dan ke-PPAT-an. Untuk persiapan pembuatan akta, calon klien gampang memasok data dan dokumen yang diperlukan lebih dahulu ke kantor notaris. Misalnya data KTP, kartu keluarga, surat nikah, sertipikat, SPPT PBB, akta-akta pendirian PT beserta perizinanannya dan lain sebagainya. Semua dikirim via email, tanpa kertas, tanpa biaya pulsa seperti faks. Dokumen yang dikirim amat jelas, bahkan persis dengan aslinya.

Tidak hanya data dan dokumen, untuk akta yang spesifik dan tidak begitu standar, isi akta bisa didiskusikan secara tertulis via email lebih dulu oleh para pihak dan notaris, sebelum menandatangani minuta akta di depan notaris. Diskusinya tidak dengan tatap muka di dunia nyata, tapi lewat dunia maya. Banyak keuntungan diskusi via email. Selain menghemat waktu dan biaya, historis yang didiskusikan terekam dan terdokumentasi dengan baik. Begitu efektif dan efisien.

Namun, jangan terbuai dengan enaknya teknologi dunia maya. Belum tentu semuanya indah. Data–data yang di-email bisa disebar oleh orang yang berniat buruk dengan gampangnya. Hanya dengan satu klik, data bisa beredar ke mana-mana, ke seluruh dunia. Cerita berikut mungkin ada hikmahnya.

Suatu ketika kami mau membuat akta jual beli. Transaksinya lumayan tinggi. Dokumen-dokumen sudah diterima aslinya. Sebelum transaksi, para pihak minta dihitungkan pajak dan biaya-biaya secara tertulis. Sebab, semua beban biaya yang ditanggung penjual, akan dipotong langsung dari harga penjualan oleh pembeli. Nah, seperti biasa, “Tolong di-email aja ya,” pintanya. Perincian pajak dan biaya itu pun di-email.

Eh, esoknya, penjual mengirim SMS begini. “Pak, biayanya kok tinggi? Kata saudara dan teman saya kemahalan.” Kami jawab: “Semua kami hitung sesuai ketentuan yang berlaku. Biaya-biaya juga standar aja. Bagaimana Bapak atau teman Bapak menghitung biaya-biaya itu sehingga menyimpulkan angkanya tinggi?” Terus, ia jawab lagi: ”Email yang Bapak kirimkan kemarin saya forward ke saudara dan teman saya yang juga notaris di Tangerang dan Karawang.”

Astaga. Barulah kami menyadari bahwa email kami ternyata sudah beredar ke mana-mana. Jika email tersebut diteruskan ke temannya yang memang benar-benar seorang notaris dan ia berkomentar seperti itu, sunguh rekan notaris itu tidak etis. Harusnya ia cukup berkata bahwa tiap notaris punya kewenangan yang berbeda di daerah yang berbeda, sehingga biaya juga bisa berbeda. Bukannya memprovokasi. Itulah kelemahan beberapa rekan notaries: masih cenderung egois dan belum menjunjung good team player korps profesi.

SMS itu kami jawab tegas: “Pak, email kami jangan disebar-sebarkan ya! Tidak etis. Mohon bijaksana sedikit. Itu membahayakan Bapak sendiri. Kami lepas tangan bila email tersebut bocor ke orang yang tidak bertanggung jawab lalu menyalahgunakannya. Kami bisa laporkan juga hal ini ke pembeli dan transaksi ini bisa batal, karena informasi dana yang akan dikeluarkannya beredar kepada orang yang tidak berkepentingan. Kalau ada yang perlu dibicarakan, kan bisa didiskusikan dengan kami. Karena kamilah yang paling tahu kompetensi di wilayah kami. Bukan teman atau saudara Bapak itu, meskipun–jika benar pengakuan Bapak, ia seorang notaris!” Untungnya, ia cepat menyadari tindakan gegabahnya, lalu angsung minta maaf pada kami.

Karena itu, hati-hati dan selektiflah main email. Untuk hal-hal peka seperti perhitungan biaya, sebaiknya didiskusikan dengan tatap muka langsung. Di samping meminimalisir salah-salah paham, face to face juga membuat hubungan dengan klien lebih akrab dan humanis. Klien jadi lebih locyal. Dengan sentuhan personal, hubungan dengan klien bahkan bisa meningkat

Komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.